Nuestra legislación mexicana establece la obligación de celebrar anualmente al menos una asamblea general de socios, esto para las sociedades mercantiles señaladas de la fracción I a la VI en artículo 1° de la Ley de Sociedades Mercantiles, esta obligación origina que se tenga que llevar un Libro de Actas de Asamblea en el cual conste cada una de ellas.

Muchas sociedades funcionan simplemente con la operación del negocio, sin conocer de esta obligación, dedicándose a la producción, comercialización y al cumplimiento de otras obligaciones del negocio, sin tomar en cuenta estas disposiciones legales.

Por la suma importancia de este cumplimiento, le damos a conocer el marco jurídico de esa obligación, el cual puede servir para evitar situaciones de riesgo cuando alguna autoridad requiera exhibir los acuerdos que se hayan tomado por virtud de asamblea de socios.

Una sociedad mercantil, para efectos jurídicos, es considerada como una persona moral, tal y como lo establece la fracción III del artículo 25 del Código Civil Federal, y por ello se establece que una sociedad es una persona jurídica; por tanto, como persona, tiene atributos y personalidad jurídica.

Una sociedad mercantil, en su calidad de comerciante, deberá ser capaz de contraer y cumplir obligaciones, por ello para externar su voluntad debe hacerlo por medio de sus representantes, en ese orden, los representantes, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, son los administradores, y son éstos quienes en el ejercicio de sus funciones tienen la obligación –en primera instancia– de convocar a la celebración de la asamblea.

OBLIGACIÓN DE CELEBRAR UNA ASAMBLEA

En primer término, quienes cumplen las obligaciones son los administradores de la sociedad, para dar cumplimiento a lo previsto en el primer párrafo del artículo 178 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, el cual expresa lo siguiente:

̈La Asamblea General de Accionistas es el Órgano Supremo de la Sociedad; podrá acordar y ratificar todos los actos y operaciones de ésta y sus resoluciones serán cumplidas por la persona que ella misma designe, o a falta de designación, por el Administrador o por el Consejo de Administración ̈.

Por otro lado, la obligación de celebrar una asamblea por lo menos una vez al año, se encuentra en el artículo 181 de la Ley general de Sociedades Mercantiles, la Asamblea Ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año, dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año, y se ocupará, además de los asuntos incluidos en el orden del día, de los siguientes:

1. El informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios.
2. Nombramiento del Administrador o Consejo de Administración y los Comisarios.
3. Emolumentos de Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.

También existe la obligación de que las actas de asambleas deben constar en el denominado Libro de Actas, cuyo fundamento legal se encuentra en los artículos 34, 38 y 46 del Código de Comercio, los cuales a la letra señalan: Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.

En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado.

Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, sólo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. Estas actas serán autorizadas con las firmas de las personas a quienes los estatutos confieran esta facultad.

Se tiene la obligación de conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.

Recordemos que los Libros Sociales son los siguientes:
٠ Libro de Actas de Asamblea
٠ Libro de Registro de Acciones o Socios
٠ Libro de Variaciones de Capital (en caso de que aplique)
٠ Libro de Consejo (en caso de que aplique)

La gran mayoría de las sociedades no cuentan con ellos y si los tienen, muchas veces no están actualizados o los llevan de manera incorrecta.

Aunque en Materia Mercantil y Civil no existan sanciones en materia fscal es distinto ya que en el inciso A, de la Fracción I, del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, se considera a los libros sociales como parte integral de la contabilidad de la persona moral, por lo que no contar con ellos ocasiona que se generen multas, incluso penas privativas de libertad para los representantes legales.

Algunas multas y penas se establecen en el Código Fiscal de la Federación, respecto al incumplimiento en el rubro de actas de asambleas y libros sociales, bajo los siguientes conceptos:

٠ Autorizar actas constitutivas, de fusión, escisión o liquidación de personas morales, sin cumplir lo dispuesto por el artículo 27 del Código Fiscal de la Federación en relación con los artículos 79 y 80 del mismo ordenamiento.
٠ No asentar o asentar incorrectamente en las actas de asamblea o libros de socios o accionistas, el RFC de cada socio o accionista.
٠ No asentar o asentar incorrectamente en las escrituras públicas en que hagan constar actas Constitutivas y demás actas de asamblea de personas morales cuyos socios o accionistas deban solicitar su inscripción en el RFC, la clave correspondiente a cada socio o accionista.
٠ No cumplir con el envío de socios y accionistas establecido en la fracción VI, del apartado B, del artículo 27 del Código Fiscal de la Federación.
٠ No verificar que la clave del RFC aparezca en los documentos a que hace referencia el punto anterior, cuando los socios o accionistas no concurran a la constitución de la sociedad o a la protocolización del acta respectiva.
٠ No dar cumplimiento a lo dispuesto en el Código Fiscal de la Federación respecto a cómo se integra la contabilidad.
٠ No proporcionar los datos, informes o documentos solicitados por las autoridades fiscales conforme a lo previsto en el primer párrafo del artículo 42-A del mismo Código.
٠ No llevarlos dentro del domicilio fiscal.
٠ No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales
٠ Tener dos o más libros sociales con diferentes contenidos.
٠ Oculte, altere o destruya total o parcialmente los libros sociales.

Para concluir el tema, en este artículo, se trató de enunciar de forma genérica lo más importante y de aplicación común a todas las sociedades.

Siempre es recomendable acercarse a un especialista en la materia, para que pueda elaborar las actas de asamblea justo a la medida de cada sociedad, y de acuerdo con las necesidades de cada una.